أهمية نظام البريد الإلكتروني للأعمال

أهمية نظام البريد الإلكتروني للأعمال

يعد نظام البريد الإلكتروني للإعمال أهم وسيلة إتصال لشركتك. وإن البريد الإلكتروني هو الشكل الأساسي للإتصال لمعظم الشركات ، فيجب أن يكون لديك نظام بريد إلكتروني مستضاف يجعلك تبدو بشكل جيد. ضع في إعتبارك الإقتراحات التالية عند البحث عن نظام بريد إلكتروني جديد. حيث إن تجاهل أهم شكل من أشكال التواصل في العمل اليوم لن يقوم بجذب عملائك في المستقبل.

بريد إلكتروني بإسم موقعك الإلكترونى

يجب أن تأتي الرسائل الإلكترونية التي ترسلها من عنوان مماثل لعنوان موقع شركتك على الويب. فإذا كان نشاطك التجاري يستخدم عنوان www.thenameofthisbusiness.com ، يجب أن يكون لديك عناوين بريد إلكتروني تظهر بشكل مماثل. فإن عنوان البريد الإلكتروني مثل me@thenameofthisbusiness.com يساعد الأشخاص على فهم من يتصل بهم.

لا يملك زميل العمل وقتًا طويلاً لقضاؤه فى فك رموز رسائل البريد الإلكتروني الواردة من خلال إستخدام خدمة بريد إلكترونى عامة. قد تكون خدمات البريد الإلكتروني العامة أقل تكلفة ، لكن الأموال التي تقوم بحفظها تخلق إحباطًا لأولئك الذين يجب عليهم قراءة هذه الرسائل الإلكترونية.

إستضافة بريد إلكتروني آمن

يجب عليك إستخدام خدمة البريد الإلكتروني التي تقوم بتأمين المعلومات لكل بريد إلكتروني. فإن تجسس الشركات هو حقيقة واقعة في العالم اليوم ، وإنك تحتاج إلى نظام بريد إلكتروني يساعدك على حماية كل رسالة ترسلها. إن البريد الإلكتروني الآمن يستخدم سرفر آمنًا عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني. فإنه يستخدم البادئة https عند إرسال بريد إلكتروني عبر الإنترنت ، و يمكنك أيضاً أن تتصل بالسرفر الآمن من خلال تطبيق سطح المكتب.

تخزين البريد الإلكتروني والفرز

يجب تخزين الرسائل الإلكترونية التي ترسلها وتستلمها – بتنسيق يشبه إلى حد كبير بريد الويب الذي تستخدمه – مجانًا. فإن نظام البريد الإلكتروني المعقد سيضيع من وقت العمل وإن صندوق البريد الوارد غير المنظم لن يساعد موظفيك في فرز رسائلهم. يجب أن تعمل بجد لإيجاد خدمة تسمح بالتنظيم على كل سطح مكتب.

أنت بحاجة إلى مساحة تخزين تنافس أكبر خدمات البريد الإلكتروني في العالم. فإن الموظفون لا يستطيعون تحمل نفقات قضاء بعض الوقت كل يوم في حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة ، ويأتي وقت يكون فيه البريد الوارد ممتلئًا جدًا. ولا يمكن لموظفيك حذف جميع رسائل البريد الإلكتروني القديمة الخاصة بهم ، وبالتالى سوف تواجه مشاكل مع صناديق البريد الممتلئة. ولن يكون أي عميل مسروراًَ إذا تلقى ردًا تلقائيًا يفيد بأن رسالته لم يتم تسليمها نظرًا لأن صندوق الوارد كان ممتلئًا. وبالتالى سوف تحبط عملائك وسوف تفقد العمل.

خدمة سريعة

يجب أن تكون خدمة البريد الإلكتروني لنشاطك التجاري سريعة بأكبر قدر ممكن. حيث أن الموظفون الذين يقومون بتحميل الملفات يحتاجون إلى طريقة لإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بسرعة ، وقد يؤدي بطء سرعة التنزيل إلى أن تضيع عمل يوم كامل. وينطبق الشيء نفسه عند إرسال المستندات إلى شركتك. لا يستطيع الموظف الذي لا يمكنه فتح ملف كبير فورًا الرد على مديره أو عميله. فستتباطأ الإنتاجية في المكتب ، وستترك العملاء يتساءلون لماذا تأخذك وقتًا طويلاً لإنجاز عملك.

تخصيص البريد الإلكتروني

يحتاج الموظفون إلى نظام يقوم بتخصيص رسائلهم بشكل كامل. فيجب أن يكون هناك نموذج يسمح للموظفين بعمل توقيعاتهم الخاصة ، ويجب عليك إدخال رسالة عامة حول خصوصية البريد الإلكتروني. فكل بريد إلكتروني يتم إرساله من مكاتبك سيعطي المستلم أكثر من معلومات كافية وبالتالى يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة لتكون بوضوح من عملك.

أرشفة البريد الإلكتروني

قد تقوم بإدارة نشاط تجاري ملتزماً باللوائح الحكومية المتعلقة بأرشفة البريد الإلكتروني. وبالتالى يجب الإحتفاظ بأرشيفات بريدك الإلكتروني في مكان آمن ، ويجب أن يكون لديك إمكانية الوصول الفوري إلى رسائلك الإلكترونية. ولكن لا يمكن لنظم البريد الإلكتروني المجانية أرشفتها بطريقة تبقيك على الجانب الأيمن من القانون. فى حين آخر يساعدك نظام البريد الإلكتروني المستضاف في الأرشفة وذلك لمنع فقدان رسائل البريد الإلكتروني المهمة التي يجب عليك إنشائها في المستقبل ، وأيضاً يتم منحك حق الوصول إلى الأرشيف.

يوفر لك نظام البريد الإلكتروني للنشاط التجاري أكثر من خيارات كافية للإتصال. فإن عملاؤك وموظفوك يحتاجوا إلى إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني من نظام مخصص فقط لشركتك. توضح الإقتراحات السابقة كيف يجب أن يكون أحد هذه الأنظمة مكتملاً ، وبالتالى يمكنك إختيار خدمة البريد الإلكتروني التى توفر لك كل خيار وربما أكثر.